1. Quem é o responsável pelo tratamento

O AIMA Renewal Check é disponibilizado e operado por Phoenix Scientific Unipessoal LDA, sociedade constituída ao abrigo da legislação portuguesa, com sede em Rua Afonso de Almeida, nº 16 V11, 8600-674 Lagos, Portugal, NIF 518810941. Para efeitos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (“RGPD”), a Phoenix Scientific Unipessoal LDA atua como responsável pelo tratamento dos dados pessoais tratados no âmbito do AIMA Renewal Check. Contacto para questões relacionadas com privacidade e proteção de dados: notifications@aimarenewalcheck.com.

2. Âmbito desta Política

A presente Política de Privacidade explica que dados pessoais recolhemos através do AIMA Renewal Check, para que finalidades os utilizamos, com quem podem ser partilhados, durante quanto tempo são conservados e quais os direitos dos utilizadores. Esta Política aplica-se ao website e ao serviço de monitorização AIMA Renewal Check.

3. Dados pessoais que recolhemos

Para ativar a monitorização, o utilizador fornece diretamente ao AIMA Renewal Check:

• primeiro nome;
• endereço de correio eletrónico;
• link ou identificador de acompanhamento do processo AIMA;
• data de submissão do processo à AIMA;

O AIMA Renewal Check não solicita nem necessita do NIF, número de título de residência, palavra-passe da AIMA ou códigos de autenticação utilizados para aceder aos sistemas da AIMA. Para diagnosticar e resolver problemas técnicos, o sistema poderá ainda gerar registos de erro (“error logs”). Estes registos destinam-se exclusivamente à identificação e resolução de falhas técnicas e podem conter informação técnica associada ao erro. Os error logs são conservados por um período máximo de 1 ano.

4. Como obtemos os dados

Os dados necessários à ativação do Serviço são fornecidos diretamente pelo utilizador através do formulário do AIMA Renewal Check. O link de acompanhamento é previamente obtido pelo utilizador através dos sistemas da AIMA. Quaisquer dados adicionais solicitados pela AIMA para disponibilizar esse link, incluindo NIF ou número de título de residência, são fornecidos diretamente à AIMA e não ao AIMA Renewal Check. Quando uma pessoa utiliza o Serviço para monitorizar o processo de um terceiro, declara estar autorizada por esse terceiro, ou dispor de outra base legítima, para fornecer os dados necessários e solicitar a respetiva monitorização.

5. Para que utilizamos os dados

Tratamos os dados pessoais apenas na medida necessária para:

• registar e manter ativa a monitorização solicitada pelo utilizador;
• verificar, uma vez por dia, a informação disponibilizada através do link de acompanhamento AIMA fornecido;
• detetar alterações no estado ou conteúdo apresentado através desse link;
• enviar notificações por correio eletrónico quando seja detetada uma alteração;
• enviar comunicações relacionadas com a ativação, funcionamento, cancelamento ou conclusão da monitorização;
• calcular a duração dos processos de renovação e produzir estatísticas agregadas e anonimizadas sobre os respetivos tempos de processamento;
• diagnosticar e resolver erros ou problemas técnicos do Serviço;
• cumprir obrigações legais a que a Phoenix Scientific esteja sujeita, quando aplicável.

Os dados fornecidos para a monitorização não são utilizados para determinar, alterar ou influenciar qualquer decisão da AIMA.

6. Fundamento jurídico do tratamento

O tratamento do primeiro nome, endereço de correio eletrónico, link ou identificador de acompanhamento e data de submissão do processo à AIMA é necessário para prestar o serviço de monitorização solicitado pelo utilizador e executar as medidas associadas a esse pedido, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD.

Quando seja necessário tratar informação técnica constante de registos de erro para garantir a segurança, estabilidade, diagnóstico e resolução de problemas do Serviço, esse tratamento poderá basear-se no interesse legítimo da Phoenix Scientific em manter o Serviço seguro e funcional, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD, sem prejuízo dos direitos e liberdades dos titulares dos dados.

Quando a conservação ou outro tratamento de determinados dados seja exigido por lei, o tratamento poderá basear-se no cumprimento de uma obrigação legal, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD.

7. Monitorização diária

O AIMA Renewal Check verifica uma vez por dia a informação disponibilizada através do link de acompanhamento fornecido pelo utilizador. O Serviço não funciona em tempo real. Uma alteração efetuada pela AIMA poderá, por isso, não ser identificada ou comunicada imediatamente. A realização da verificação diária pode ainda ser afetada por indisponibilidade, manutenção, alterações técnicas, restrições de acesso ou outros fatores relacionados com os sistemas da AIMA ou com circunstâncias fora do controlo razoável do AIMA Renewal Check.

8. Prestadores de serviços e destinatários dos dados

Utilizamos prestadores de serviços que podem tratar dados pessoais por nossa conta na medida necessária à prestação do Serviço:

• Hetzner — alojamento da aplicação e da base de dados PostgreSQL em servidores localizados na Alemanha;
• Brevo — envio das comunicações e notificações por correio eletrónico relacionadas com o AIMA Renewal Check.

Estes prestadores atuam, quando aplicável, como subcontratantes no tratamento de dados pessoais e estão sujeitos às obrigações contratuais e legais aplicáveis em matéria de proteção de dados. Não vendemos os dados pessoais dos utilizadores a terceiros. Os sponsors não recebem nomes, endereços de correio eletrónico, links de acompanhamento AIMA ou outros dados pessoais dos utilizadores. Os dados poderão ainda ser comunicados quando tal seja exigido por lei, por ordem de autoridade competente ou quando seja necessário para o exercício, defesa ou declaração de direitos em processo legal.

9. Localização e transferências de dados

A aplicação e a base de dados PostgreSQL do AIMA Renewal Check são alojadas pela Hetzner em servidores localizados na Alemanha, dentro do Espaço Económico Europeu (EEE). A utilização de outros prestadores, incluindo a Brevo, poderá envolver operações técnicas ou subcontratantes adicionais. Quando um tratamento implicar uma transferência de dados pessoais para fora do EEE, serão aplicadas as garantias exigidas pela legislação de proteção de dados aplicável. Os utilizadores podem contactar-nos através de notifications@aimarenewalcheck.com para solicitar informação adicional sobre as garantias aplicáveis a transferências internacionais, quando existam.

10. Conservação, eliminação e anonimização dos dados

Os dados associados a uma monitorização ativa são conservados apenas enquanto forem necessários para prestar o Serviço. Quando o utilizador seleciona a opção “Unsubscribe” ou quando a monitorização termina, os dados pessoais associados à monitorização são eliminados imediatamente dos sistemas ativos do AIMA Renewal Check, salvo quando a conservação de determinada informação seja legalmente exigida.

Apesar da eliminação imediata dos sistemas ativos, cópias residuais dos dados poderão permanecer temporariamente em backups existentes. Essas cópias serão eliminadas ou substituídas de acordo com o ciclo de rotação dos backups e poderão permanecer por um período entre 30 e 90 dias. Os dados mantidos apenas em backup não são utilizados para continuar a monitorização nem para outras finalidades operacionais correntes.

Os error logs são conservados por um período máximo de 1 ano. Os registos de emails transacionais da Brevo são conservados por 3 meses. As pré-visualizações dos emails transacionais não são armazenadas.

Após a conclusão do processo, todos os dados pessoais associados ao utilizador e à monitorização são eliminados dos sistemas ativos. A data de submissão do processo à AIMA e a data de conclusão podem ser conservadas de forma anonimizada exclusivamente para calcular e publicar estatísticas agregadas, incluindo o tempo médio de conclusão. Estes dados estatísticos não incluem nome, email ou link/identificador AIMA e não podem ser associados a um utilizador individual.

11. Emails, métricas, cookies e publicidade

Algumas comunicações do Serviço poderão incluir conteúdo patrocinado claramente identificado como “Sponsored”. Esse conteúdo patrocinado é independente da informação de monitorização fornecida pelo AIMA Renewal Check e não implica qualquer associação, patrocínio, aprovação ou recomendação por parte da AIMA ou do Governo Português. Os sponsors não recebem nomes, endereços de correio eletrónico, links ou identificadores de acompanhamento AIMA, nem outros dados pessoais dos utilizadores. Para avaliar o desempenho dos espaços patrocinados no website e em determinadas notificações por correio eletrónico, o AIMA Renewal Check poderá utilizar métricas agregadas, como número de impressões e cliques. Estas métricas não são utilizadas para publicidade comportamental nem para criar perfis individuais dos utilizadores, e os sponsors recebem apenas informação agregada. Nos emails transacionais enviados através da Brevo, é utilizado o Anonymous Email Tracking para métricas de abertura e clique; com esta funcionalidade ativa, esses eventos são anonimizados e não são associados a contactos individuais. Não utilizamos publicidade comportamental para personalizar anúncios com base na atividade individual dos utilizadores. A apresentação de espaços Sponsored e a recolha das métricas agregadas acima descritas não implicam, por si só, a utilização de cookies publicitários não essenciais.

12. Segurança dos dados

Adotamos medidas técnicas e organizativas adequadas destinadas a proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, alteração, divulgação ou destruição indevida, tendo em conta a natureza dos dados tratados e os riscos associados ao Serviço. Nenhum sistema ligado à Internet pode, contudo, ser considerado absolutamente seguro. Por esse motivo, não podemos garantir segurança absoluta.

13. Direitos dos titulares dos dados

Nos termos da legislação aplicável, o titular dos dados poderá, consoante as circunstâncias, exercer os direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade dos dados e oposição ao tratamento, bem como outros direitos previstos no RGPD. Quando o tratamento se baseie no consentimento, se e na medida em que tal venha a ser aplicável, o titular poderá retirar esse consentimento a qualquer momento, sem comprometer a licitude do tratamento efetuado antes da retirada. Os pedidos relacionados com proteção de dados podem ser enviados para notifications@aimarenewalcheck.com . Poderemos solicitar informação razoavelmente necessária para confirmar a identidade do requerente e proteger os dados contra divulgação indevida. O exercício dos direitos é, em regra, gratuito e os pedidos serão tratados nos prazos previstos na legislação aplicável.

14. Direito de apresentar reclamação

O utilizador tem o direito de apresentar uma reclamação junto de uma autoridade de controlo de proteção de dados. Em Portugal, a autoridade de controlo é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD). Sem prejuízo desse direito, agradecemos que nos contacte primeiro através de notifications@aimarenewalcheck.com para que possamos procurar resolver qualquer questão relacionada com o tratamento dos seus dados.

15. Menores

O AIMA Renewal Check não é especificamente dirigido a menores. Quando o Serviço seja utilizado relativamente ao processo de outra pessoa, o utilizador que submete os dados é responsável por garantir que dispõe da autorização ou de outra base legítima necessária para o fazer.

16. Decisões automatizadas

O AIMA Renewal Check utiliza processos automatizados para verificar a informação disponível através do link de acompanhamento e detetar alterações que possam originar uma notificação. O Serviço não toma decisões sobre o processo de imigração ou residência do utilizador, não determina o respetivo resultado e não substitui qualquer decisão tomada pela AIMA. Não são tomadas pelo AIMA Renewal Check decisões automatizadas que produzam efeitos jurídicos sobre o utilizador ou que o afetem de forma similarmente significativa.

17. Alterações à Política de Privacidade

Podemos atualizar esta Política de Privacidade para refletir alterações no Serviço, nas tecnologias utilizadas, nos prestadores de serviços, nas práticas de tratamento de dados ou na legislação aplicável. A versão atualizada será disponibilizada no website com indicação da respetiva data de atualização. Quando uma alteração seja material e afete de forma relevante utilizadores com monitorizações ativas, procuraremos fornecer informação adequada sobre essa alteração.

18. Contactos

Para questões sobre esta Política de Privacidade ou sobre o tratamento de dados pessoais no âmbito do AIMA Renewal Check, poderá contactar: Phoenix Scientific Unipessoal LDA Morada: Rua Afonso de Almeida, nº 16 V11, 8600-674 Lagos, Portugal NIF: 518810941 Email: notifications@aimarenewalcheck.com